Kassenpflicht, Bonpflicht, PSD3, E-Rechnung, Bargeldobergrenze: Kaum ein Thema ist so trocken – und entscheidet so direkt über Investitionen, Abläufe und Bußgeldrisiken im Betrieb. Diese Seite ordnet ein statt zu alarmieren. Und jede Aussage trägt ihren Status sichtbar: Was Gesetz ist, sieht anders aus als das, was erst Entwurf ist.
Stand: 02.09.2026 · wird fortgeschrieben
◈ Regulatorik in vier Sätzen
01 Lagebild
Status zuerst: Die Registrierkassenpflicht ist im Entwurf, aber nicht beschlossen. Auf einen ersten Entwurf (Juni 2026) und den Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität von BMF und BMJV (16.07.2026) folgte am 07.08.2026 der offizielle Referentenentwurf: Start 01.01.2028 für Betriebe über 100.000 € Jahresumsatz – ein Kabinettsbeschluss oder Gesetz existiert weiterhin nicht. Deshalb trägt auf dieser Seite jede Zahl ihre Quelle (Aktionsplan, Ankündigung oder Entwurf), und alles, was nur Entwurfsstand ist, bleibt gestrichelt markiert.
Die geplante Registrierkassenpflicht ist kein Bruch, sondern der nächste Schritt einer langen Linie von den GoB bis zur DSFinV-K – die vollständige Herleitung zeigt der Fiskal-Zeitstrahl auf der Kassenwelt-Seite. Geschlossen werden soll die letzte große Lücke: die offene Ladenkasse in umsatzstärkeren Betrieben.
Der Stand in vier Akten: Ein erster Entwurf (Juni 2026) sah den Start noch zum 01.01.2027 vor. Am 16.07.2026 stellten BMF und BMJV den Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität vor – dessen Punkt 21 bestätigt die Registrierkassenpflicht; zur Vorstellung kündigte der Bundesfinanzminister an: Start 01.01.2028, Grenze über 100.000 € Jahresumsatz. Am 07.08.2026 folgte der offizielle Referentenentwurf eines „Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“ samt Diskussionsentwurf einer Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung: Start 01.01.2028, Schwelle 100.000 € Gesamtumsatz. Und die Bonpflicht wird nicht gelockert, sie wird digital: Die papierhafte Belegausgabepflicht wird zum 01.01.2028 vollständig durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt – QR-Code auf dem Kassendisplay, E-Mail, NFC oder Download, Papier weiterhin auf Wunsch. (Quelle: Referentenentwurf des BMF, 07.08.2026; Aktionsplan BMF/BMJV und Ankündigung des Bundesfinanzministers, 16.07.2026 – Stand: 02.09.2026)
Der meistdiskutierte Punkt bleibt: Nach Entwurfslesart zählt der Gesamtumsatz aller Erlösströme, nicht nur der Kassenumsatz – genau diese Frage ist im Verfahren umstritten und vom Aktionsplan weder bestätigt noch kassiert; die ausführliche Einordnung steht im Artikel zur Kassenpflicht 2028. Bei den Ausnahmen bleibt es zweistufig: Härtefallbefreiungen im Einzelfall (§ 146b AO-E) und allgemeine Befreiungen per Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung – deren Diskussionsentwurf nennt unter anderem Banken, Versicherungen und Betriebe, die ausschließlich über Online-Plattformen verkaufen. Die im Juli berichteten Ausnahmen für Wochenmärkte und Ab-Hof-Verkauf sind dort noch nicht abschließend abgebildet; DEHOGA und Steuerberaterverband fordern praxisnahe Regelungen für Feste, Märkte, Handwerk, mobile Händler und Mischbetriebe. (Quelle: Referentenentwurf und Diskussionsentwurf KassenPflAusnV des BMF, 07.08.2026; DEHOGA- und DStV-Stellungnahmen – Stand: 02.09.2026)
Aus der operativ begleiteten TSE-Welle weiß ich: Eine solche Umstellung ist vor allem ein Organisationsprojekt, warum, steht in der Kassenwelt. Wer heute schon elektronisch mit TSE kassiert, hat wenig zu tun. Wer noch mit offener Ladenkasse arbeitet, sollte das Verfahren beobachten – und nicht erst Ende 2027 mit der Auswahl eines Kassensystems beginnen.
Belegbereitstellung, Ausnahmen, Bußgeld und Fristlogik stammen aus dem Referentenentwurf und sind noch nicht beschlossen – alle Eckdaten: im Artikel zur Kassenpflicht 2028 →
02 Werkzeug · Vergleich
Geltendes Recht und die geplanten Änderungen nebeneinander – aus Aktionsplan, Minister-Ankündigung (16.07.2026) und Referentenentwurf, mit Status-Chip je Zeile. Inklusive der Frage, die im Betrieb zuerst gestellt wird: Was kostet ein Verstoß, und wie ändert sich das?
Kassenwahl
Heute In Kraft
Keine allgemeine Registrierkassenpflicht – die offene Ladenkasse ist grundsätzlich zulässig. Wer elektronisch kassiert, muss die Anforderungen (TSE, Einzelaufzeichnung, Meldepflicht) erfüllen.
Geplant Referentenentwurf
Registrierkassenpflicht ab 01.01.2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz – so der Referentenentwurf des BMF vom 07.08.2026; ein erster Entwurf vom Juni hatte noch 2027 vorgesehen. Die offene Ladenkasse bliebe nur unterhalb der Grenze zulässig; Ausnahmen per Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung und Härtefallbefreiung (Entwurfsstand).Ändert sich
Bemessung
Heute In Kraft
Ohne Kassenpflicht keine Umsatzgrenze – die Frage stellt sich bisher nicht.
Geplant Entwurf
Die Grenze bemisst sich nach Entwurfslesart am Gesamtumsatz des Betriebs, nicht am Kassenumsatz – auch Onlineshop-, Plattform- und Rechnungsumsätze zählen mit. Genau dieser Punkt ist im Verfahren noch nicht abschließend geklärt, wird von Verbänden kritisiert – und ist vom Aktionsplan weder bestätigt noch kassiert.Neu · umstritten
Belegausgabe
Heute In Kraft
Belegausgabepflicht seit 2020: Bei elektronischen Kassen muss für jeden Geschäftsvorfall ein Beleg angeboten werden – auch für den Espresso.
Geplant Referentenentwurf
Die Bonpflicht wird digital: Der Referentenentwurf vom 07.08.2026 ersetzt die papierhafte Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 vollständig durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht – QR-Code auf dem Kassendisplay, E-Mail, NFC oder Download, Papier weiterhin auf Wunsch. Ob daneben eine Kleinbetragsgrenze Bestand hat, ist offen – beschlossen ist nichts.Papier → digital
Sanktion
Heute In Kraft
Verstöße gegen Kassenvorschriften (z. B. fehlende TSE) sind Ordnungswidrigkeiten und bußgeldbewehrt; dazu drohen Hinzuschätzungen bei der Betriebsprüfung – oft der teurere Teil.
Geplant Entwurf
Wer die neue Kassenpflicht verweigert oder verschleppt: Bußgeld bis 25.000 € – zusätzlich zum bestehenden Instrumentarium. Entwurfsstand, vom Aktionsplan nicht konkretisiert.Neuer Tatbestand
Sanktion
Heute In Kraft
Bereits heute verboten und bußgeldbewehrt; wer manipuliert, riskiert zudem ein Steuerhinterziehungsverfahren über die allgemeinen Vorschriften.
Geplant Entwurf
Anbieten und Nutzen von Manipulationssoftware soll eigenständige Steuerstraftat werden – bis zu 5 Jahre Freiheitsstrafe. Die deutlichste Verschärfung des gesamten Entwurfs.OWi → Straftat
Aufbewahrung
Heute In Kraft
Buchungsbelege sind seit dem 01.01.2025 8 Jahre aufzubewahren – verkürzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV; Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren. Die Systematik steht in der Aufbewahrungs-Sektion unten.
Geplant Angekündigt
Der Aktionsplan will die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege auf 15 Jahre verlängern – bislang Absichtserklärung („wollen wir"), noch kein Gesetzentwurf. Gegenüber den seit 2025 geltenden 8 Jahren wäre das fast eine Verdopplung. (Quelle: Aktionsplan BMF/BMJV, Punkt 19, 16.07.2026)8 → 15 Jahre
Spalte „Heute" beschreibt die Rechtslage vereinfacht und ohne Anspruch auf Vollständigkeit; Spalte „Geplant" bündelt Aktionsplan und Minister-Ankündigung vom 16.07.2026 sowie den Entwurfsstand vom Juni 2026 – der Status-Chip an jeder Zeile zeigt die Quelle. Beides ist Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 31.07.2026.
03 Werkzeug · Check
Start und Grenze nach der Ankündigung vom 16.07.2026, die Fristsystematik weiter nach Entwurfsstand – als Werkzeug wird das einfach. Drei Klicks, und der Bon druckt die Einordnung.
Frage 1 / 3
Wie kassieren Sie heute?
Frage 2 / 3
Jahresumsatz gesamt – alle Erlösströme, auch Onlineshop und Rechnungsgeschäft?
Frage 3 / 3
Seit wann liegen Sie über dieser Grenze?
Beantworten Sie die Fragen links – hier erscheint die Einordnung nach Aktionsplan- und Entwurfsstand.
Start und Grenze: Referentenentwurf vom 07.08.2026 · Fristsystematik: Entwurfsstand – keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 02.09.2026.
04 Werkzeug · Radar
Payment, Kasse und Rechnung auf einer Linie – filterbar nach Verbindlichkeit. Der Kniff: Der Status ist das Interface. Was nur angekündigt oder im Verfahren ist, trägt einen anderen Status als das, was Gesetz ist.
2018
Kasse
Das Finanzamt darf die Kassenführung seither unangekündigt im Betrieb prüfen – inklusive Kassensturz und Datenzugriff, auch bei offener Ladenkasse. Was genau erlaubt ist und was nicht, steht in der Nachschau-Sektion unten.
2020
Kasse
Elektronische Kassen müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Der Beginn der aktuellen Fiskalisierungs-Ära.
Kasse
Für jeden Geschäftsvorfall an elektronischen Kassen muss ein Beleg angeboten werden.
2025
Kasse
Elektronische Kassensysteme sind dem Finanzamt über „Mein ELSTER" zu melden (§ 146a Abs. 4 AO): Vor dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme waren bis zum 31.07.2025 zu melden; seither gilt für Anschaffung und Außerbetriebnahme eine Monatsfrist. (Quelle: BMF-Schreiben v. 28.06.2024)
Payment
Echtzeitüberweisungen werden Standard: Empfang seit Januar, Versand samt Empfängerabgleich (IBAN-Name-Check) seit Oktober 2025 – zur Kostenparität mit der normalen Überweisung. (Quelle: VO (EU) 2024/886)
Payment
IT-Resilienz-Vorgaben für den Finanzsektor – betrifft Zahlungsinstitute und damit mittelbar die Stabilität der gesamten Zahlungskette.
Rechnung
Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im B2B empfangen und verarbeiten können.
IT-Sicherheit
Das NIS-2-Umsetzungsgesetz ist am 06.12.2025 in Kraft getreten; rund 29.500 Einrichtungen stehen unter BSI-Aufsicht. Klassisches Gastgewerbe ist in der Regel nicht direkt erfasst – die Wirkung kommt über Kassen-, Payment- und IT-Dienstleister in der Lieferkette. Mehr dazu auf der Digitalisierungs-Seite. (Quelle: BSI, 05.12.2025)
2026
Payment
Vorläufige politische Einigung im November 2025, finale Trilog-Einigung am 05.05.2026; die formelle Annahme durch Parlament und Rat wird für Sommer 2026 erwartet. Wirksam wird das Paket gestaffelt: die PSR voraussichtlich Ende 2027 / Anfang 2028, die PSD3 nach nationaler Umsetzung ab etwa 2028. Kernthemen: Betrugshaftung, verpflichtender IBAN-Name-Abgleich, strengere SCA- und Open-Banking-Vorgaben. Keine unmittelbaren Pflichten für Gastro-Betriebe. (Quelle: Trilog-Einigung vom 05.05.2026; EU-Kommission, PSD3/PSR-Vorschlag COM(2023) 366/367)
Kasse
26 Punkte gegen Steuer- und Finanzkriminalität – darunter die Registrierkassenpflicht (Punkt 21, im Dokument ohne Datum und Schwelle), 15 Jahre Aufbewahrung für Buchungsbelege (Punkt 19) und ein elektronisches USt-Meldesystem (Punkt 18). Zur Vorstellung kündigte der Bundesfinanzminister den Kassenpflicht-Start zum 01.01.2028 für Betriebe über 100.000 € Jahresumsatz an. (Quelle: Aktionsplan BMF/BMJV, 16.07.2026; dpa)
KI
Die KI-Verordnung gilt gestaffelt: Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz gelten seit dem 02.02.2025, die Transparenzpflichten (Art. 50) gelten ab dem 02.08.2026 – Gäste müssen erkennen können, dass sie mit einer KI interagieren. Die Hochrisiko-Fristen wurden per Digital Omnibus nach hinten verschoben (Anhang III auf den 02.12.2027, Anhang I auf den 02.08.2028; formelle Annahme Sommer 2026). Was das für Betriebe und Softwarehersteller praktisch heißt, steht auf der Digitalisierungs-Seite. (Quelle: VO (EU) 2024/1689; Digital Omnibus on AI, Einigung 05/2026)
Betrieb
Gilt ab dem 12.08.2026 unmittelbar in allen Mitgliedstaaten – für Gastronomie vor allem ein Verpackungs- und Einkaufsthema, kein Kassenthema. (Quelle: IHK Schleswig-Holstein)
2027
Rechnung
Ab dem 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle übrigen – die Staffelung und die Ausnahmen stehen in der E-Rechnungs-Sektion unten. (Quelle: BMF-FAQ, Stand März 2026)
Payment
Die EU-Geldwäscheverordnung (AMLR) gilt unmittelbar ab dem 10.07.2027: Barzahlungsverbot über 10.000 €, Sorgfaltspflichten ab 3.000 € – Details in der Bargeld-Sektion unten. (Quelle: VO (EU) 2024/1624)
2028+
Kasse
Referentenentwurf des BMF vom 07.08.2026: Pflicht ab 01.01.2028 für Betriebe über 100.000 € Gesamtumsatz – ein erster Entwurf vom Juni hatte noch 2027 vorgesehen, der Aktionsplan vom 16.07.2026 nannte erstmals 2028. Parallel wird die papierhafte Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt; Ausnahmen per Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung. Gesamtumsatz-Bemessung, Fristlogik und Bußgeld bleiben Entwurfsstand; ein Gesetz existiert noch nicht. Mehr im Vergleich und Check oben.
Betrieb
Der Aktionsplan will die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 15 Jahre verlängern – bislang Absichtserklärung („wollen wir"), noch kein Gesetzentwurf, Zeitplan offen. (Quelle: Aktionsplan BMF/BMJV, Punkt 19, 16.07.2026)
Payment
Das EU-Parlament hat am 09.07.2026 den Weg in die Trilog-Verhandlungen freigegeben; die EZB pilotiert ab H2 2027 mit 36 Zahlungsdienstleistern, eine mögliche Erstausgabe wäre 2029. Der Verordnungsentwurf sieht eine Annahmepflicht für Händler vor, die bereits digital akzeptieren – nicht beschlossen. (Quelle: EU-Parlament, 09.07.2026; EZB)
Rechnung
Der Aktionsplan kündigt ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer an: Umsätze sollen zeitnah und einzeln gemeldet werden – gegen Umsatzsteuerbetrug und -karusselle. Zeitplan und Ausgestaltung offen; anschlussfähig an die E-Rechnungs-Pflicht (Sektion unten). (Quelle: Aktionsplan BMF/BMJV, Punkt 18, 16.07.2026)
Payment
Die Interchange bleibt bei 0,2 %/0,3 % gedeckelt (IFR 2015, in Kraft); diskutiert werden die ungedeckelten Scheme- und Prozessing-Gebühren – bislang ohne formelles EU-Review. Wie sich eine Händlerkondition zusammensetzt, steht auf der Payment-Seite. (Quelle: EU-Kommission, IFR-Bericht 2020; EuroCommerce 2025)
In KraftKommt / AngekündigtHorizont– Stand: 31.07.2026 · wird fortgeschrieben.
05 E-Rechnung
01.01.2025seit
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch der Betrieb, der selbst nie eine ausstellt, und auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach reicht als Start, ein Prozess dahinter nicht automatisch.
In Kraft2027 / 28exakte Staffel
Die Ausstellungspflicht greift ab dem 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 01.01.2028 für alle übrigen (§ 27 Abs. 38 UStG); bestehende EDI-Verfahren sind noch bis Ende 2027 nutzbar. Ein gut laufendes Restaurant oder Hotel erreicht 800.000 € schnell – viele Betriebe der Branche sind also schon ab 2027 dabei.
Beschlossen · gestaffelt250 €und weitere Ausnahmen
Keine E-Rechnungspflicht gilt u. a. für Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Rechnungen an Privatkunden (B2C), Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze; Kleinunternehmer müssen nicht ausstellen, aber empfangen können. Der Gastro-Alltag am Tresen bleibt damit weitgehend außen vor – das B2B-Geschäft nicht.
GeregeltFormat-Frage kurz beantwortet: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung – verlangt wird ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Technisch ist das weniger ein Steuer- als ein Integrationsthema: Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung müssen strukturierte Daten durchreichen – wie diese Systemkette aussieht, zeigen die Kassenwelt und die Digitalisierungs-Seite. (Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung, Stand März 2026 – keine Steuerberatung)
06 Bargeld & Geldwäsche
Das EU-Geldwäschepaket ist beschlossen und braucht kein deutsches Umsetzungsgesetz: Die Verordnung gilt unmittelbar. Ab Juli 2027 ist gewerbliches Bargeld über 10.000 € tabu.
Die EU-Geldwäscheverordnung (AMLR, VO (EU) 2024/1624) gilt unmittelbar ab dem 10.07.2027: Gewerbliche Barzahlungen über 10.000 € sind dann unionsweit verboten; bei gelegentlichen Barzahlungen ab 3.000 € greifen Identifizierungs- und Sorgfaltspflichten für Güterhändler. Für die Hotellerie ist das kein Randthema – hochpreisige Barzahler existieren real, von der Suite bis zur Veranstaltungsrechnung.
Die neue EU-Aufsichtsbehörde AMLA arbeitet seit 2025 in Frankfurt; 2026 laufen Konsultationen zu technischen Standards, erste Leitlinien kamen im Juli 2026, die direkte Aufsicht über ausgewählte Hochrisiko-Institute beginnt 2028. (Quelle: AMLA, Programmdokument 2026–2028)
Und im Betrieb? Spürbar wird das Paket weniger an der Kasse als beim Onboarding: Wer einen Kartenakzeptanz-Vertrag abschließt, durchläuft eine gründlichere Identifizierung (KYC) – Fragen, die früher optional wirkten, sind Pflichtprogramm. Aus dem Partnergeschäft einer Bank-Tochter kenne ich diese Prüfstrecken von innen: Sie werden länger, aber planbar – wer Unterlagen und wirtschaftlich Berechtigte parat hat, verliert keine Zeit. Was eine Kartenzahlung sonst noch durchläuft, zeigt die Payment-Seite.
Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung.
07 Im Betrieb
In Kraft – anders als die geplante Kassenpflicht ist die Kassennachschau seit 2018 geltendes Recht. Der einzige Moment, in dem Regulatorik unangekündigt im Betrieb steht.
Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung: Amtsträger des Finanzamts dürfen seit 2018 während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten, Kassendaten, TSE und Verfahrensdokumentation einsehen und einen Kassensturz verlangen – auch bei einer offenen Ladenkasse. Nicht erlaubt sind Durchsuchungen und das Betreten von Wohnräumen gegen den Willen des Inhabers; werden Mängel festgestellt, kann der Prüfer aber ohne gesonderte Prüfungsanordnung direkt zur Außenprüfung übergehen. Vorbereitung heißt deshalb: Tagesabschluss, DSFinV-K-Export und Verfahrensdokumentation müssen jederzeit griffbereit sein.
Der Prüfer darf sich Zeit lassen, bevor er sich zeigt: Vor der eigentlichen Nachschau sind das Beobachten des Kassenbetriebs in öffentlich zugänglichen Räumen und Testkäufe zulässig – ohne Ausweispflicht. Erst zu Beginn der Nachschau selbst muss er sich ausweisen, notfalls gegenüber anwesenden Mitarbeitenden. Geprüft werden dann Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen, allen voran die Verfahrensdokumentation nach GoBD; bei elektronischen Kassen läuft der Datenzugriff über die einheitliche digitale Schnittstelle (DSFinV-K-Export) oder per Datenträgerüberlassung. (Quelle: § 146b Abs. 1 und 2 AO; AEAO zu § 146b, BMF-Schreiben vom 29.05.2018)
Zur ehrlichen Einordnung gehören beide Seiten: 19.080 Kassennachschauen zählte die Bundesregierung allein für 2024 – das klingt nach viel, ist gemessen an Millionen Kassenbetrieben aber eine überschaubare Prüfdichte. In der Fläche war die Nachschau bislang eher ein zahnloser Tiger: Sie findet statt, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie den eigenen Betrieb trifft, war gering. Genau das soll sich ändern – der Aktionsplan vom 16.07.2026 will das Entdeckungsrisiko „spürbar erhöhen": mit risikoorientierten Prüfansätzen und einem Datenanalysezentrum, das Auffälligkeiten KI-gestützt erkennt. Und die Eskalation ist eingebaut: Bei Beanstandungen darf der Prüfer nahtlos zur Außenprüfung übergehen; auf den Übergang ist schriftlich hinzuweisen. Kassenverstöße sind Ordnungswidrigkeiten mit Bußgeld bis 25.000 € – wirtschaftlich schwerer wiegt regelmäßig die Hinzuschätzung bei formell nicht ordnungsmäßiger Kassenführung. (Quelle: Antwort der Bundesregierung, BT-Drs. 21/3641, Meldung des Deutschen Bundestags vom 22.01.2026; BMF/BMJV-Pressemitteilung zum Aktionsplan, 16.07.2026; § 146b Abs. 3 AO; § 379 AO – Stand: 31.07.2026)
Quellen: § 146b AO · AEAO zu § 146b (BMF-Schreiben v. 29.05.2018) · Deutscher Bundestag, Meldung v. 22.01.2026 (BT-Drs. 21/3641) · § 379 AO · Stand: 31.07.2026.
Aus über 500 Fachhandels-Kunden und der TSE-Welle weiß ich: Eine Kassennachschau wird nicht am Tag des Besuchs gewonnen, sondern am Tagesabschluss davor. Die Betriebe, die entspannt bleiben, haben drei Dinge im Griff – der DSFinV-K-Export ist auf Knopfdruck da, die Verfahrensdokumentation liegt aktuell im Ordner oder in der Cloud, und die Kassenmeldung über „Mein ELSTER" stimmt mit dem überein, was tatsächlich im Betrieb steht. Der vierte Punkt wird am häufigsten vergessen: Das Team muss Bescheid wissen. Die Nachschau kommt, wann sie will – also oft dann, wenn die Chefin gerade nicht da ist. Wer der Schichtleitung zwei Sätze mitgibt („Ausweis zeigen lassen, Chef anrufen, nichts unterschreiben, Daten gibt es über den Export"), hat aus einem Schreckmoment einen Vorgang gemacht. Und die Prüfer wissen genau, wo sie hinschauen: Stornoquoten, Trainingskellner, Lücken im Tagesabschluss. Genau die Punkte, die eine saubere Systemkette ohnehin von selbst erledigt – wie sie aussieht, zeigt die Kassenwelt.
Und die nächste TSE-Welle rollt bereits – diesmal von innen. Die Zertifikate der ersten TSE-Generation laufen aus: Hardware-TSEs sind typischerweise fünf Jahre ab Herstellung zertifiziert – die ersten Zertifikate aus 2019/2020 sind bereits abgelaufen, die ersten Cloud-TSE-Zertifikate aus 2021 folgen. Teils enden zusätzlich gekoppelte Laufzeitlizenzen schon nach drei Jahren, im schlechtesten Fall steht dann die ganze Kasse. Eine abgelaufene TSE signiert nicht mehr gültig – es entstehen Lücken in der Signaturkette, die genau die Prüfer sofort sehen, deren Werkzeuge gerade schärfer werden. Dazu kommt die Formalie: Der TSE-Tausch ist über „Mein ELSTER" innerhalb eines Monats zu melden, und die Daten der alten TSE müssen über Jahre zugreifbar bleiben – auch wenn der Anbieter irgendwann seinen Lizenzserver abschaltet.
Der Punkt, der dabei am häufigsten missverstanden wird: Die Verantwortung liegt beim Betrieb – und sie lässt sich nicht wegdelegieren. Die Pflichten aus § 146a AO treffen den Steuerpflichtigen, nicht den Steuerberater und nicht den Kassenhändler. Was sich delegieren lässt, ist die Arbeit: Manche Kassenhändler-Verträge decken TSE-Monitoring und -Tausch als Service ab – das lohnt den Blick in den eigenen Vertrag und kann bei Fehlern zivilrechtliche Ansprüche begründen, ändert gegenüber dem Finanzamt aber nichts. Mein Rat aus der TSE-Welle 2020: lieber ein paar Monate zu früh sauber aufgesetzt als ein paar Tage zu spät – eine gerissene Signaturkette lädt zu genau der tiefergehenden Prüfung ein, die man vermeiden wollte. Und: alles aufbewahren. Eine Betriebsprüfung kann noch Jahre später an der Tür stehen und will dann auch an die Daten der längst getauschten TSE.
Was bei der geplanten Kassenpflicht dazukäme: Lagebild oben und der Artikel zur Kassenpflicht 2028. – Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung.
08 Im Betrieb
In Kraft – seit dem 01.01.2025 gelten durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zwei Fristen parallel: 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für die Buchführung selbst. Wer das sauber trennt, entlastet sein Archiv – wer es verwechselt, vernichtet zu früh.
Das BEG IV hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt – geändert wurden § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b UStG. Für die Kassenwelt heißt das: Kassendaten, Tagesabschlüsse, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Zahlungsbelege dürfen zwei Jahre früher ins Altpapier beziehungsweise in die Löschroutine. Die Buchführung selbst bleibt bei 10 Jahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Organisationsunterlagen der Buchführung – dazu zählt auch die Verfahrensdokumentation.
Die Falle steckt in der Doppelfunktion: Nicht jedes Dokument fällt automatisch unter die 8 Jahre. Entscheidend ist die rechtliche Einordnung – ein Dokument kann Buchungsbeleg (8 Jahre) und zugleich Bestandteil der Bilanzunterlagen (10 Jahre) sein. Dann gilt immer die längere Frist. Praktisch heißt das: Das Archiv braucht eine Klassifizierung nach Funktion, nicht nach Ablagedatum.
Die Verkürzung wirkt auch rückwärts: Sie gilt für Altbestände, deren 10-Jahres-Frist am 01.01.2025 noch lief – viele Betriebe konnten also schon 2025 ältere Belege datenschutzkonform vernichten. Aber Vernichtung hat Grenzen: Bei laufender oder angekündigter Betriebsprüfung, in Einspruchs- und Klageverfahren, bei steuerstrafrechtlichen Ermittlungen oder anderen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gilt ein Vernichtungsstopp – Fristablauf hin oder her.
Und der Ausblick: Der Aktionsplan vom 16.07.2026 will Buchungsbelege wieder 15 Jahre aufbewahrt sehen (Status: Absichtserklärung, kein Gesetzentwurf) – die Entlastung von 2025 stünde damit vor der fast doppelten Gegenbewegung. Mein pragmatischer Rat bis zur Klärung: Fristen kennen, aber im Zweifel behalten – Speicher ist billig, eine Prüfung Jahre später teuer. Das gilt besonders für Kassendaten: DSFinV-K-Exporte und die Archive getauschter TSEs so ablegen, dass eine Betriebsprüfung auch in einigen Jahren noch drankommt.
Quellen: BEG IV (BGBl. 2024) · § 147 Abs. 3 AO · § 257 Abs. 4 HGB · § 14b UStG · Aktionsplan BMF/BMJV, Punkt 19, 16.07.2026 · Stand: 31.07.2026.
Interaktiv · Aufbewahrungs-Rechner
Belegart und Jahr wählen – das Orakel antwortet als Kassenbon: mit Frist, Rechtsgrund und Fristende nach der seit 01.01.2025 geltenden BEG-IV-Systematik (8 Jahre Buchungsbelege, 10 Jahre Buchführung, 6 Jahre Geschäftsbriefe). Auf Wunsch mit Kalender-Erinnerung für den Tag, an dem der Schredder darf.
Vereinfachte Zuordnung nach Funktion der Unterlage (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB, § 14b UStG i. d. F. BEG IV). Bei Doppelfunktion gilt die längere Frist, bei laufenden Verfahren der Vernichtungsstopp; branchen- und rechtsgebietsspezifische Sonderfristen (z. B. Lohn, Sozialversicherung) bleiben unberührt. Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 03.08.2026.
Zuordnung vereinfacht nach der Funktion der Unterlage – im Zweifel gilt die längere Frist, bei laufenden Verfahren der Vernichtungsstopp. Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand: 03.08.2026.
31.07.2025
Meldefrist für Alt-Kassen über „Mein ELSTER" –
seither gilt die Monatsfrist je Änderung
01.01.2027
E-Rechnung ausstellen: Pflichtstart bei
mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
10.07.2027
EU-Bargeldobergrenze: keine gewerblichen
Barzahlungen über 10.000 €
FAQ · Stand: 02.09.2026
Die Statusfragen, die 2026 am häufigsten gestellt werden – kurz beantwortet, mit Quelle und Stand. Einordnung aus der Praxis – keine Rechts- oder Steuerberatung.
Im Entwurf ja, beschlossen nein – ein Gesetz existiert weiterhin nicht, aber seit dem 07.08.2026 liegt ein offizieller Referentenentwurf vor. Der Weg dorthin: Ein erster Entwurf des Bundesfinanzministeriums (Juni 2026) sah den Start zum 01.01.2027 vor; mit der Vorstellung des Aktionsplans gegen Steuer- und Finanzkriminalität am 16.07.2026 kündigte der Bundesfinanzminister die Verschiebung auf den 01.01.2028 an. Der Referentenentwurf vom 07.08.2026 („Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts“) schreibt das fest: Kassenpflicht ab 01.01.2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr, Ausnahmen per Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung (bislang Diskussionsentwurf) und Härtefallbefreiungen im Einzelfall. Das Verfahren läuft mit Verbändeanhörung; ein Kabinettsbeschluss steht aus. Schwellen, Fristen und Ausnahmen können sich weiter ändern. Den Verfahrensstand zeigt das Lagebild oben, die ausführliche Einordnung steht im Artikel zur Kassenpflicht 2028. (Quelle: Referentenentwurf des BMF, 07.08.2026; Aktionsplan BMF/BMJV und Ankündigung des Bundesfinanzministers, 16.07.2026 – Stand: 02.09.2026)
Nicht ganz – sie wird digital. Der Referentenentwurf des BMF vom 07.08.2026 ersetzt die papierhafte Belegausgabepflicht zum 01.01.2028 vollständig durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht: Der Beleg muss für jeden Geschäftsvorfall in einem standardisierten elektronischen Format bereitgestellt werden – technikneutral, etwa als QR-Code auf dem Kassendisplay, per E-Mail, NFC oder Download; wer einen Papierbon möchte, bekommt ihn weiterhin auf Wunsch. Angeboten werden muss der Beleg also weiterhin – nur die Form ändert sich. Ob daneben eine Kleinbetragsgrenze Bestand hat, ist offen. Status: Referentenentwurf, noch kein Gesetz. (Quelle: Referentenentwurf des BMF, 07.08.2026 – Stand: 02.09.2026)
Ab dem 01.01.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz – ab dem 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen. Empfangen und verarbeiten können müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft bereits seit dem 01.01.2025. Für Gastronomie und Hotellerie heißt das: Bankett-, Firmenkunden- und Tagungsgeschäft zuerst prüfen. (Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung, Stand März 2026 – keine Steuerberatung)
Nein – eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931; ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht. Zulässig sind zum Beispiel die XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD, das ein PDF mit strukturierten Daten kombiniert. Im Betrieb ist das weniger ein Steuer- als ein Systemketten-Thema: Kasse, Warenwirtschaft und Buchhaltung müssen strukturierte Daten durchreichen. (Quelle: BMF-FAQ E-Rechnung, Stand März 2026)
PSD3 und die Zahlungsdiensteverordnung PSR ordnen das EU-Zahlungsrecht neu. Nach der vorläufigen politischen Einigung vom November 2025 fiel die finale Trilog-Einigung am 05.05.2026; die formelle Annahme durch Parlament und Rat wird für Sommer 2026 erwartet. Wirksam wird das Paket gestaffelt: die PSR als Verordnung voraussichtlich Ende 2027 / Anfang 2028, die PSD3 nach nationaler Umsetzung ab etwa 2028. Für Gastro-Betriebe entstehen keine unmittelbaren Pflichten – spürbar werden besserer Betrugsschutz und strengere Anforderungen an Zahlungsdienstleister. (Quelle: Trilog-Einigung vom 05.05.2026; EU-Kommission, PSD3/PSR-Vorschlag COM(2023) 366/367 – Stand: 31.07.2026)
Ja – ab dem 10.07.2027 gilt EU-weit ein Verbot gewerblicher Barzahlungen über 10.000 €; bei gelegentlichen Barzahlungen ab 3.000 € greifen Identifizierungspflichten. Grundlage ist die EU-Geldwäscheverordnung (AMLR, VO (EU) 2024/1624), die als Verordnung unmittelbar gilt und kein deutsches Umsetzungsgesetz braucht. Details und Praxisfolgen stehen in der Bargeld-Sektion oben. (Quelle: VO (EU) 2024/1624 – keine Rechtsberatung)
Seit Oktober 2025 müssen Banken vor jeder Euro-Überweisung prüfen, ob IBAN und Empfängername zusammenpassen, und bei Abweichung warnen – Teil der EU-Instant-Payments-Verordnung. Für Betriebe ist das vor allem ein Schutz vor Rechnungsbetrug, etwa bei Lieferanten- und Kautionszahlungen mit manipulierten Bankverbindungen. (Quelle: VO (EU) 2024/886 – Stand: 31.07.2026)
Nach dem Verordnungsentwurf sollen Händler, die bereits digitale Zahlungen akzeptieren, den digitalen Euro grundsätzlich annehmen müssen – mit Ausnahmen für Kleinstunternehmen. Beschlossen ist das nicht: Das EU-Parlament hat am 09.07.2026 den Weg in die Trilog-Verhandlungen freigegeben, die EZB pilotiert ab dem zweiten Halbjahr 2027 mit 36 Zahlungsdienstleistern, eine mögliche Erstausgabe wäre 2029. (Quelle: EU-Parlament, 09.07.2026; EZB – Stand: 31.07.2026)
Seit dem 01.01.2025 gilt durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV: Buchungsbelege – dazu zählen Kassendaten, Tagesabschlüsse und Rechnungen – sind 8 statt 10 Jahre aufzubewahren; Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei 10 Jahren. Erfüllt ein Dokument beide Funktionen, gilt die längere Frist. Achtung, Gegenbewegung (Status: geplant): Der Aktionsplan vom 16.07.2026 sieht für Buchungsbelege wieder 15 Jahre vor. Bis dahin gilt 8 – aber nichts vorschnell löschen: Bei laufenden oder angekündigten Prüfungen, Einspruchs- und Klageverfahren gilt ohnehin ein Vernichtungsstopp. Die Systematik steht in der Aufbewahrungs-Sektion oben.
Die Zertifikate der technischen Sicherheitseinrichtungen laufen aus – Hardware-TSEs sind typischerweise fünf Jahre ab Herstellung zertifiziert, die ersten Zertifikate aus 2019/2020 sind bereits abgelaufen, die ersten Cloud-TSE-Zertifikate aus 2021 folgen; teils enden zusätzlich gekoppelte Laufzeitlizenzen schon nach drei Jahren. Eine abgelaufene TSE signiert nicht mehr gültig – es entstehen Lücken in der Signaturkette, die jede Prüfung sofort sieht. Der Tausch ist über „Mein ELSTER" innerhalb eines Monats zu melden, und die Daten der alten TSE müssen zugreifbar bleiben. Deshalb: Ablaufdatum heute klären und den Tausch Monate im Voraus planen – nicht erst, wenn die Kasse streikt. (Stand: 31.07.2026)
Steuerlich immer der Betrieb: Die Pflichten aus § 146a AO – funktionierende TSE, Meldung, Einzelaufzeichnung, Aufbewahrung – treffen den Steuerpflichtigen und lassen sich nicht auf Steuerberater oder Kassenhändler übertragen. Dienstleister können Aufgaben übernehmen, die Verantwortung bleibt im Haus. Prüfenswert ist der Vertrag mit dem Kassenhändler: Manche Service-Verträge decken TSE-Monitoring und -Tausch ab – das hilft operativ und kann bei Fehlern zivilrechtliche Ansprüche begründen, ändert gegenüber dem Finanzamt aber nichts. (Keine Rechts- oder Steuerberatung – Stand: 31.07.2026)
Ja – Stand heute ist die offene Ladenkasse legal. Sie verlangt aber einen täglichen, nachvollziehbaren Kassenbericht und je nach Geschäft Einzelaufzeichnungen; in der Prüfungspraxis ist sie der häufigste Angriffspunkt. Genau hier setzt die geplante Registrierkassenpflicht an (Status: Referentenentwurf vom 07.08.2026): Ab 01.01.2028 müssten Betriebe über 100.000 € Jahresumsatz auf ein elektronisches System umstellen.
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