Kassenpflicht ab 2028: Einordnung statt Alarm.

Update, 21.07.2026: Der Aktionsplan ist da – und mit ihm ein neues Datum

Als dieser Artikel Anfang Juli erschien, gab es genau ein Dokument: einen geleakten Referentenentwurf mit dem Startdatum 01.01.2027. Seit dem 16. Juli 2026 gibt es ein zweites. Bundesfinanzministerium und Bundesjustizministerium haben den Aktionsplan „Steuer- und Finanzkriminalität entschlossen bekämpfen“ vorgestellt – 26 Punkte, von Strafrahmen über Datenanalyse bis zur Umsatzsteuer. Punkt 21 hebt die Registrierkassenpflicht auf die offizielle Agenda: „führen wir eine Registrierkassenpflicht ein, um in bargeldintensiven Branchen Steuerbetrug entgegenzuwirken und Manipulationen zu verhindern.“

Bemerkenswert ist, was im Dokument selbst nicht steht: kein Datum, keine Umsatzschwelle, kein Wort zur Bonpflicht. Datum und Schwelle lieferte die begleitende Ankündigung des Bundesfinanzministers zur Vorstellung (dpa, 16.07.2026): Start 01.01.2028 für Betriebe mit mehr als 100.000 € Jahresumsatz – ein Jahr später als im Entwurf, bei unveränderter Schwelle. Zusätzlich soll die Bonpflicht laut Ankündigung zugunsten digitaler Belege gelockert werden; eine Betragsgrenze wurde dabei nicht genannt.

Wer diesen Artikel seit Juli verfolgt, erlebt damit live, wie Gesetzgebung entsteht: Der Koalitionsvertrag 2025 kündigt an – der Referentenentwurf vom Juni 2026 nennt 2027 – Aktionsplan und Ankündigung vom Juli 2026 nennen 2028 … Fortsetzung folgt, voraussichtlich mit dem Regierungsentwurf. Der Artikel bleibt deshalb bewusst als Chronik lesbar: Die folgenden Abschnitte zum Referentenentwurf sind der vorherige Akt dieses Verfahrens, dieser Abschnitt ist der aktuelle.

Kein Bruch, sondern der nächste logische Schritt

Wer die deutsche Fiskalisierung länger begleitet, erkennt das Muster sofort: Der Gesetzgeber zieht seit Jahren eine Linie konsequent weiter – wie sie von den GoB bis zur DSFinV-K verläuft, zeigt der Fiskal-Zeitstrahl auf meiner Kassenwelt-Seite.

Die geplante Registrierkassenpflicht ist in dieser Linie kein Bruch, sondern die Schließung der letzten großen Lücke: der offenen Ladenkasse. Angekündigt ist der Schritt bereits im Koalitionsvertrag 2025, der Referentenentwurf lieferte im Juni 2026 die Details, der Aktionsplan macht ihn nun zur offiziellen Regierungslinie. Nach der aktuellen Ankündigung müssten Betriebe, die heute noch ohne elektronische Kasse arbeiten und mehr als 100.000 € Jahresumsatz machen, ab dem 1. Januar 2028 elektronisch kassieren. Es geht um eine sechsstellige Zahl von Betrieben mit offener Ladenkasse – die Dimension einer echten Umstellungswelle.

Die Eckdaten – sortiert nach Quellenlage

Seit dem 16. Juli gilt: Nicht jede Zahl hat denselben Status. Ich kennzeichne deshalb jede Angabe – Aktionsplan (steht im Dokument), Ankündigung (vom Ministerium zur Vorstellung genannt) oder Entwurfsstand (bislang nur im Referentenentwurf).

Der Punkt, den viele übersehen: Gesamtumsatz heißt wirklich alles

An der Theke war Bar oder Karte nie die Frage – beides läuft über die Kasse und landet im Kassenschnitt. Der entscheidende Punkt liegt woanders: Die Grenze bemisst sich nach der Lesart des Referentenentwurfs am Gesamtumsatz des Betriebs, nicht am Kassenumsatz. Auch Erlöse, die nie an der Kasse klingeln, zählen mit – der Onlineshop, das Geschäft über Lieferplattformen, Gutscheinverkäufe im Netz, das Rechnungsgeschäft mit Firmenkunden. Weder der Aktionsplan noch die Ankündigung zum 2028-Start äußern sich zu dieser Frage – es bleibt also bei der Entwurfslesart, und genau diese Bemessung ist im Verfahren umstritten und wird von Verbänden kritisiert.

Konkret heißt das: Ein Betrieb mit überschaubarem Thekengeschäft kann allein durch einen gut laufenden Onlineshop über die 100.000-€-Grenze rutschen – und stünde damit nach dieser Lesart in der Pflicht, elektronisch zu kassieren. Wer seine Betroffenheit prüft, muss alle Erlösströme zusammenzählen und darf nicht nur auf die Kasse schauen.

Wen es ab wann trifft – die Fristlogik

Die Systematik stammt aus dem Referentenentwurf und staffelt die Pflicht nach dem Zeitpunkt, zu dem die Grenze überschritten wird:

• Wer die Grenze im Jahr vor dem Start überschreitet: Pflicht ab dem Stichtag – übertragen auf den angekündigten 2028-Start hieße das: Grenze 2027 überschritten, Pflicht ab 01.01.2028.
• Wer sie erstmals in einem späteren Jahr überschreitet: Pflicht ab dem 1. April des Folgejahres.
• Die Pflicht endet erst, wenn die Grenze drei Jahre in Folge unterschritten wird – ein einmalig gutes Jahr genügt also, um länger in der Pflicht zu bleiben.

Wichtig: Ob diese Fristsystematik unverändert auf den 2028-Zeitplan übertragen wird, ist noch nicht bestätigt – die Ankündigung nennt nur den Starttermin, kein Fristgerüst.

Zuckerbrot und Peitsche: Bonpflicht runter, Strafen rauf

Beide Dokumente enthalten zwei Bewegungen in entgegengesetzte Richtungen. Die eine ist eine echte Entlastung: Der Referentenentwurf wollte die seit 2020 geltende Belegausgabepflicht für Kleinbeträge unter 30 € streichen; die Ankündigung zum Aktionsplan geht in dieselbe Richtung, spricht aber allgemeiner von einer Lockerung zugunsten digitaler Belege – ohne Betragsgrenze. Der Espresso-Bon, der seit Jahren als Symbol der Bürokratie herhält, wäre so oder so Geschichte; wie genau, entscheidet erst der Gesetzestext.

Die andere Bewegung ist eine deutliche Verschärfung. Nach dem Entwurfsstand riskiert, wer die neue Kassenpflicht verweigert oder verschleppt, ein Bußgeld von bis zu 25.000 €. Und das Anbieten oder Nutzen von Manipulationssoftware – in der Branche als „Zapper“ bekannt – soll vom Ordnungswidrigkeiten-Bereich zur eigenständigen Steuerstraftat mit bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe aufsteigen. Das war die härteste Einzelmaßnahme des Entwurfs – bis der Aktionsplan nachlegte.

Der größere Rahmen: 26 Punkte, drei davon betreffen jeden Betrieb

Die Kassenpflicht ist im Aktionsplan nur ein Punkt von 26. Drei weitere verdienen aus Betriebssicht Aufmerksamkeit:

• Aufbewahrungsfristen: 15 Jahre. Punkt 19 will die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von bislang zehn auf 15 Jahre verlängern („wollen wir“ – eine Absichtserklärung, noch kein Gesetz). Für die Kassenpraxis heißt das: Exporte, Archive und TSE-Daten müssten deutlich länger lesbar und auswertbar bleiben – ein Argument mehr für saubere, migrationssichere Datenhaltung statt Karton im Keller.
• Ausblick: Umsatzsteuer in Echtzeit. Punkt 18 kündigt ein elektronisches Meldesystem für die Umsatzsteuer an – Umsätze sollen „zeitnah und einzeln“ gemeldet werden, gegen Umsatzsteuerbetrug und -karusselle. Das ist noch Zukunftsmusik, zeigt aber die Richtung: Die Kasse wird perspektivisch nicht nur aufzeichnen, sondern melden.
• Strafrecht: neue Größenordnung. Für organisierte Steuerkriminalität sind Strafrahmen bis 15 Jahre und ein Verbrechenstatbestand der Steuerhinterziehung mit Mindeststrafe von einem Jahr vorgesehen (Punkte 2 und 3); die Straffreiheit bei Selbstanzeige soll „in ihrer heutigen Form“ abgeschafft werden (Punkt 9). Das zielt auf Banden, nicht auf den Betrieb mit schlampiger Kassenführung – verschiebt aber das gesamte Klima, in dem künftig geprüft wird.

Warum jetzt? Vom zahnlosen Tiger zum Vollzug

Die eigentliche Geschichte des Entwurfs ist eine Vollzugsgeschichte. Seit Jahren wird über verschiedene Vorgaben nachgeschärft – GoBD, TSE, zuletzt die Meldepflicht für Kassensysteme. Die TSE hat technisch tatsächlich scharf geschaltet. Aber aus meiner Praxisbeobachtung blieb die Durchsetzung dahinter zurück: Wer seine Kasse nicht meldete, hatte bislang wenig zu befürchten. Die Prüfpraxis ist Ländersache und wird bis heute uneinheitlich gehandhabt – und selbst gravierende Fälle endeten vor Gericht häufig milder, als es die Schlagzeilen vermuten lassen.

Genau hier setzte schon der Entwurf an: ein eigener Bußgeldtatbestand für die Verweigerung der Kassenpflicht, die Hochstufung von Manipulationssoftware zur Steuerstraftat. Das ist weniger neues Recht als der erkennbare Wille des Finanzministeriums, bestehende Regeln endlich konsequent durchzusetzen.

Der Aktionsplan unterlegt diesen Willen jetzt mit Werkzeugen: ein Datenanalysezentrum, behördenübergreifender Datenzugriff – und, wörtlich aus Punkt 16: „Wir nutzen dabei das Potenzial von KI und treiben die Entwicklung und Implementierung von KI-gestützten Analyseinstrumenten voran, um Muster in Finanzdaten zu erkennen und Verdachtsfälle frühzeitig zu identifizieren.“ Man muss das nicht dramatisieren, aber ernst nehmen: Die Behörden rüsten genau die Fähigkeit auf, die dem Vollzug bislang fehlte – Auffälligkeiten in Kassen- und Finanzdaten systematisch zu finden, statt auf den Zufallsfund der Betriebsprüfung zu warten.

Was die TSE-Welle über 2028 verrät

Die TSE-Einführung ab 2020 habe ich als Kassenhändler operativ durchlebt – die ganze Geschichte dazu steht im Werdegang. Die wichtigste Lehre daraus hat sich bis heute nicht geändert:

„Jede Regulierungswelle wird als Technikprojekt behandelt – und ist ein Organisationsprojekt. Rund 30 % Technik, 70 % Abläufe, Schulung und Disziplin im Betrieb."

Für die Betriebe, die 2028 erstmals eine elektronische Kasse einführen müssten, gilt das doppelt: Es geht nicht nur um ein Gerät, sondern um Einzelaufzeichnung, Belegprozesse, Tagesabschluss, Meldepflicht – und um ein Team, das all das jeden Tag lebt. Wer das unterschätzt, kauft Ende 2027 unter Zeitdruck irgendein System und kämpft dann jahrelang mit den Folgen. Das zusätzliche Jahr, das die Verschiebung auf 2028 schenkt, ist genau dafür da – nicht zum Aufschieben.

Was jetzt zu tun ist – und was nicht

Nicht zu tun: in Panik verfallen oder auf Basis einer Ankündigung investieren. Das Gesetzgebungsverfahren steht am Anfang; Schwellen und Fristen können sich noch bewegen – die Verschiebung von 2027 auf 2028 hat es gerade vorgeführt.

Zu tun, wenn Sie mit offener Ladenkasse arbeiten:

• Gesamtumsatz ehrlich rechnen – inklusive aller Kartenzahlungen. Liegt er über oder nahe 100.000 €, gehören Sie zur Zielgruppe der angekündigten Pflicht.
• Das Verfahren beobachten, nicht die Schlagzeilen: Entscheidend ist, was am Ende im Gesetzblatt steht.
• Anforderungen sammeln statt Systeme kaufen: Welche Abläufe hat Ihr Betrieb wirklich – Splitten, Trinkgeld, Außenbereich, Anbindung an die Buchhaltung? Diese Liste ist beim Erscheinen des Regierungsentwurfs mehr wert als jedes Prospekt.

Und wer bereits elektronisch mit TSE kassiert: entspannt bleiben. Für Sie bringt das Verfahren vor allem die angekündigte Bon-Erleichterung – der Rest ist Bestandsroutine. Einzig die geplanten 15-jährigen Aufbewahrungsfristen lohnen einen Blick auf die eigene Archivstrategie.

Einordnung aus der Praxis auf Basis des Referentenentwurfs (Juni 2026), des Aktionsplans von BMF und BMJV (16.07.2026) und der begleitenden Ankündigungen – keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Fragen gehören Steuerberater bzw. Fachanwälte an den Tisch. Dieser Artikel wird bei relevanten Änderungen im Gesetzgebungsverfahren fortgeschrieben (siehe Stand-Datum).